2020. február 22. - Gerzson

Az e-mail használat a munkahelyen és a GDPR

A legtöbb szervezet a mindennapi munka során az üzleti kapcsolattartásra elektronikus levelezést használ és ennek érdekében a munkatársak számára céges domain alatt postafiókot hoz létre.
2020. február 14. péntek 11:05 - HírExtra

Amíg a munkavállaló a szervezetnél dolgozik az egyedi e-mail cím összeköthető a munkavállalóval és így meghatároz egy természetes személyt, ennek következtében személyes adatnak kell tekinteni.A GDPR előtt is sokszor előkerült információbiztonsági szempontból az e-mail-ek kezelése. Kié az e-mail?

Jelenleg a Munka törvénykönyve szerint a munkáltató által a munkavégzéshez adott eszközöket csak a munkához lehet használni, hacsak a munkáltató máshogy nem rendelkezik. Ebbe a körbe tartozik az e-mail cím is.

Nem javasoljuk a munkáltatók számára engedményeket tegyenek – mondta Sándor Zsolt András a Gill & Murry Adatvédelmi szakértő – mert rengeteg problémát vesz a nyakába az a munkáltató, amely engedélyezi a munkavállalói számára, hogy más célra is használhatják e-mail címüket.

Ha megengedjük a munkavállaók számára, hogy például webes vásárlásra, családi kommunikációra használják a cég által biztosított e-mail címet, akkor a postafiókba olyan személyes adatok kerülhetnek, amelyeknek az adatkezelője nem a cég lesz, így minimálisan is vitatható lesz ezen e-mail címek és egyéb személyes adatok kezelése. Nem lesz egyértelmű, hogy a cég részéről ki és mikor férhet hozzá a munkavállaló postafiókjához és benne a személyes adatokhoz.

Ebben az esetben problémát fog okozni a helyettesítés megszervezése, a postafiókba történő betekintés, illetve a postafiók archiválása.

Mindenképpen érdemes tehát szabályozni, hogy pontosan mire, mikor és hol lehet használni a céges e-mail címet. Kinek és miért lehet kiadni. Érdemes rögzíteni, hogy a cég kit tekint potenciális ügyfelének, akinek a partner kapcsolattartók kiadhatják az e-mail címet. Tisztázandó és szabályozandó továbbá, hogy a munkavállaló beállíthatja-e az e-mail fiókját saját tulajdonú mobiltelefonján, notebookján, és ha igen akkor milyen feltételekkel.

A munkavállaló által használt mobiltelefonon – függetlenül attól, hogy saját vagy céges tulajdonú – beállíthatja-e a saját iCloud, Samsung, Gmail, stb... profilját a céges postafiók mellett és a céges kapcsolattartási adatokat felszinkronizálhatja-e a felhőbe.

A felsoroltakon kívül számos levelezési terület lehet még, melyet cégenként érdemes rögzíteni és szabályozni mivel a NAIH több előadásában is jelezte már, hogy egy esetleges incidens esetén vizsgálja az e-mail használat szabályozottságát – tette hozzá Sándor Zsolt András a Gill and Murry Adatvédelmi szakértője.

Forrás: Gill and Murray
Kapcsolódó cikkeink
További cikkeink
Legfrissebb hírek
Legolvasottabb hírek
Legfrissebb írásaink
Legolvasottabb írásaink
Szavazás Életmód témában
Drogok legalizálása?
Igen
Egyes fajtákat, rendezett, ellenőrzött körülmények között igen
Soha!
ÁLLÍTSA BE A DÁTUMOT ÉS MEGTUDJA MI TÖRTÉNT AZNAP A VILÁGBAN
A HírExtra különleges időgépével nem csupán egyetlen hírre, de az adott nap teljes híranyagára rátalálhat, az oldal fennállása óta.
Dátum: - - Idő: -
FOTÓTÁR
Felkapcsolták a margitszigeti futókör LED-világítását