A projektterv a szolgáltatások vagy termékek megtervezését jelenti. Tartalmazza a projektcélt és az eléréséhez vezető megvalósítási lépések ütemezését. Továbbá a részét képezik a résztvevők és a költségek. Mindenképpen időt kell szánni a kidolgozására, annak érdekében, hogy sikeres legyen a projekt.

Fontos a cél meghatározása és a piackutatás

Az első lépés a projekt céljának meghatározása és a piackutatás. A piaci igények felmérésével csökkenthető az üzleti kockázat, illetve biztosítható az eredményesség. Következő lépésként meg kell határozni, hogy kik a projektért felelős személyek. Egy személy is lehet, de egy csoportot is ki lehet jelölni a cégen belül. Továbbá azt is meg kell határozni, hogy kik vesznek részt a megvalósításban: megrendelő, menedzser, csapat, külsős résztvevők, üzleti szakértők.

Következő lépésként meg kell határozni a projekt terjedelmét és hatókörét. Fontos, hogy minél részletesebben legyen kidolgozva az idő és a költség. A bevételi oldal stratégiai alapja a számlázás, amit ugyan csak lehet többféleképpen csinálni. Például lehetőséget ad-e a termék vagy szolgáltatás folyamatos teljesítésű számlák kiállítására, ami automatizálható és időt takarít meg. Mindenképpen ki kell térni a következőkre a projekt terjedelmének meghatározásakor: mit vár el a megrendelő, mi a résztvevők célja, a további szereplőknek milyen szempontjaik vannak, és mik a leszállítandó munkacsomagok.

Fontos lépés a munkafázisokra történő osztás

A következő fontos lépés a feladatok szekcionálása, vagyis a projekt munkafázisokra, kisebb részekre osztása. Kétféle feladattípus van a projektek esetén: az összefoglaló feladat és a munkacsomagok. Az összefoglaló feladat lehet például egy előadás, melynek munkacsomagjai többek között az előadási anyag elkészítése, az előadás megszervezése és lebonyolítása.

Ezt követően kell sort keríteni a költség és az időtartam tervezésére. A költség tervezése során a nem várt kiadásokra is gondolni kell. A megfelelő tervezés rendkívül fontos, ugyanis ez az alapja a sikeres megvalósításnak. A segítségével azt is meg lehet határozni, hogy az adott projekt pontosan mikor térül meg a vállalat számára. A költségtervezés során az összes kiadást és bevételt figyelembe kell venni, törekedni kell a részletességre.

Jól működő kommunikációs tervre is szükség van

Az utolsó lépés a kommunikációs eszköztár meghatározása. Annak érdekében, hogy a projekt valóban sikeres legyen, mindenképpen szükség van egy jól működő kommunikációs tervre. Ugyanis ez a terv fogja elősegíteni a projekten belül és kívül egyaránt a hatékony kommunikációt.

A cél az, hogy a kommunikációs folyamatok egyértelműek legyenek, és minden résztvevő könnyen hozzáférhessen a kivitelezéshez szükséges adatokhoz és információkhoz. Fontos, hogy a kommunikációs terv pontosan rögzítse, hogy ki, mikor és mit csinál.